Il galateo delle e-mail

Le e-mail, soprattutto quelle di lavoro, ormai hanno mandato in soffitta lettere, fax e spesso anche una telefonata. Con la diffusione dello smartworking, il volume di scambi di e-mail è aumentato notevolmente. Un modo di comunicare decisamente efficiente, dinamico, spesso formale che a volte può essere scortese. Due studi condotti dall’Università dell’Illinois di Chicago mostrano che ricevere e-mail maleducate al lavoro possono avere un effetto negativo sulle responsabilità lavorative, sulla produttività e possono persino essere collegate all’insonnia notturna.

«Dato l’uso prevalente di e-mail sul posto di lavoro, è ragionevole concludere che questo problema sta diventando una preoccupazione crescente. Ci sono due forme di maleducazione nelle e-mail: la scortesia attiva e quella passiva. Per quanto riguarda la prima si tratta di osservazioni umilianti o dispregiative del mittente fatte sul destinatario che suggeriscono a quest’ultimo di essere maltrattato. La seconda si esplica ignorando una richiesta o un’opinione del mittente, rendendo difficile sapere se il destinatario si è semplicemente dimenticato di rispondere all’e-mail o intendeva effettivamente ignorarla. Poiché le e-mail sono archiviate in modo sicuro, le persone possono avere la tendenza a rivisitare un’e-mail inquietante o controllare costantemente la risposta che hanno richiesto, il che potrebbe solo aggravare il disagio» ha spiegato Zhenyu Yuan, autore principale dello studio pubblicato su Journal of Occupational Health Psychology.

I ricercatori esortano a “staccarsi psicologicamente” da una giornata lavorativa stressante dopo aver ricevuto una e-mail maleducata. L’opzione migliore è staccare la spina al termine della giornata.

«Bisogna precisare che gli sforzi per evitare la maleducazione delle e-mail non devono essere interpretati come pressioni per dipendenti e manager affinché controllino sempre la loro posta e rispondano alle e-mail. Al contrario, la definizione di norme di comunicazione chiare e ragionevoli può rivelarsi efficace nell’affrontare il problema» ha concluso Yuan.

Fonte: Put you down versus tune you out: Further understanding active and passive e-mail incivility.